Archiviazione fattura elettronica: come funziona? Quali passi occorre seguire per conservare i documenti fiscali in formato digitale ed essere certi che tutto vada a buon fine, senza alcun errore? Per avere valenza legale, questi documenti devono infatti essere processati secondo un iter ben preciso: ecco dunque tutto ciò che bisogna sapere in conformità alla legge italiana spiegato in questo articolo.
Se si fa Fatturazione Elettronica PA la conservazione digitale è un obbligo, altrimenti adottare l’archiviazione delle fatture elettroniche è opzionale ma consigliabile e certamente fortemente raccomandabile. Questo perché i vantaggi sono tanti ed evidenti, non solo economici ovvero in termini di risparmio ma anche, come spiegato in un articolo proprio dedicato all’archiviazione fattura elettronica, nella reperibilità delle informazioni e migliore gestione dei dati, trasparenza, integrazione con i processi aziendali, digitalizzazione dell’azienda e quindi maggiore competitività, netto miglioramento dei processi aziendali, rapporti più semplici con i funzionari statali adibiti al controllo e in generale tutti i vantaggi di un’azienda che non usa più la carta.
L’archiviazione della fattura elettronica avviene mediante conservazione sostitutiva, cioè quel sistema attraverso cui aziende, professionisti e autonomi possono archiviare e conservare le fatture elettroniche, in base a delle procedure informatiche regolamentate dalla legge che permettono ai documenti di rimanere integri nel tempo e validi. In questo modo, ogni fattura digitale assume lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea permettendo però di risparmiare tempo, spazio e costi. Basta infatti pochissimo spazio nel computer per conservare i documenti ed è sufficiente anche una semplice chiavetta USB per trasferirli da computer a computer.
L’azienda, la società o il professionista che vuole avvalersi della conservazione sostitutiva di qualsiasi documento contabile digitale, fattura elettronica inclusa, deve procedere all’archiviazione del o dei file tre (3) mesi prima della scadenza dei termini per la presentazione della dichiarazione dei redditi; la procedura deve inoltre rispettare le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità, consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita iva, data) e terminare con l’apposizione di un riferimento temporale. La conservazione è sostitutiva se la fattura è elettronica, mentre se viene spedita cartacea può essere conservata e archiviata nello stesso formato.
Ricordiamo che da marzo 2015 la conservazione elettronica è divenuta obbligatoria per le fatture emesse alla Pubblica Amministrazione, mentre per quelle verso le aziende e i privati è ancora opzionale.
Il formato dei file delle fatture deve essere con estensione XML e sul documento elettronico da conservare deve essere apposta la firma digitale, che serve a validare il documento. L’obbligo di conservazione e archiviazione della fattura elettronica vi è, secondo la normativa, per un periodo minimo di dieci anni. Si sottolinea comunque che l’obbligo formale di conservazione digitale riguarda le fatture elettroniche e non anche le notifiche.
Gli strumenti di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione e di archiviazione sono offerti da software o società di outsourcing che offrono la possibilità di creare, porre la firma digitale e archiviare fatture elettroniche a diversi costi; alcuni hanno dei limiti sul numero di fatture che è possibile creare, altri invece mettono a disposizione uno spazio di archiviazione limitato (solitamente a circa 1 GB). Senza dubbio, uno dei servizi più affidabili e noti in tal senso è quello fornito da SavinoSolution di Nicola Savino, specialista della digitalizzazione a norma, a disposizione per dipanare ogni dubbio su fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.