L’emergenza epidemiologica ha reso improcrastinabile la migrazione di occasioni di incontro commerciale verso convention virtuali e eventi digitali. Questo anche e soprattutto in ambito europeo, con pesanti ricadute sulle attività aventi ad oggetto presentazioni aziendali e internazionalizzazione.
L’organizzatore di eventi per aziende è stato costretto a eliminare la quasi totalità degli appuntamenti programmati per quest’anno e in buona parte anche quelli per il prossimo.
Sono parecchie le multinazionali che fin da ora hanno ritirato la propria presenza agli eventi fieristici a rilevanza mondiale per il 2021.
E’ possibile fare dei congressi senza un pubblico?
Questa è senz’altro una domanda spontanea. Organizzatori di congressi e di eventi aziendali, agenti di comunicazione ed imprese, devono affrontare nell’immediato una situazione, nuova, quindi senza uno storico a cui far riferimento, oltre che difficile da controllare. L’ennesimo inconveniente è quello di trovarsi costretti a allestire convention ed eventi alternativi in tempi molto brevi.
Si tratta di una corsa, disordinata e angosciosa, verso la migrazione digitale, dove sono coinvolti gli eventi per aziende nel loro insieme; quelli che in passato prevedevano la partecipazione di un pubblico, degli espositori e dei relatori, cercano ora di comunicare virtualmente. Fiere, convention, congressi e open house.
Gli eventi digitali possono sostituire le convention reali?
Partecipare a eventi digitali è un’attività uguale a quella che si svolge guardando i live streaming dei personaggi, aziende o influencer sulla piattaforma YouTube o Instagram.
Ma l’evento digitale è diverso da uno reale. Occorre compiere un percorso al contrario al fine di capire se un evento virtuale possa sostituire completamente quello reale.
La diretta streaming di un evento aziendale con la disponibilità a posteriori on demand, è la scelta più opportuna, quando si tratta di convention con lo scopo di presentare delle novità; queste potrebbero essere una nuova macchina industriale, un diverso ciclo produttivo, o più semplicemente nuove strategie di vendita.
Non bisogna dimenticare che il pubblico non sarà ‘’coccolato’’ come al solito in attività piacevoli a margine degli eventi reali; queste costituiscono spesso dei momenti con un alto interesse, anche se rappresentano meno il tema principale.
In alcuni casi, la diretta di un evento virtuale può essere una scelta poco adatta, come ad esempio per quelle convention con l’obiettivo di ottenere contatti nuovi, quindi opportunità di nuovi affari, cioè la classica fiera di settore.
Live streaming e filmati disponibili on demand
Spesso chi si occupa di comunicazione ignora il fatto che l’evento reale non sempre può essere sostituito da una diretta streaming.
Perché in questo periodo in cui si fa grande uso dello smart working, il pubblico lavora casa e preferisce i video on demand.
E’ opportuno che si valuti accuratamente l’opportunità di una diretta streaming: occorre che l’utente sia in collegamento contemporaneamente agli altri per ricevere le informazioni più recenti?
Se con l’evento digitale si vuole lanciare una nuova offerta, presentare qualche novità, oppure dare importanti annunci, allora è la decisione migliore.
Se l’obiettivo è invece quello di presentazione o di promozione, è più adatto il contenuto on demand. Così come nel caso della promozione di eventi virtuali, bisogna sfruttare, con ancora più decisione, i canali aziendali: sito, mailing e canali social. Su tutte queste piattaforme vanno veicolati i contenuti legati all’evento digitale, che siano live oppure on demand.
Premiere e dirette streaming
Con ogni probabilità una strategia efficace per il proprio evento digitale è nel mezzo. Vale a dire, durante la convention occuparsi di caricare on demand la dimostrazione del prodotto, il contenuto di ogni relatore, il demo del macchinario; impiegare invece la diretta live in streaming solo per contenuti che presuppongano attività interattive (forum, discussioni, commenti).
Durante e dopo l’evento, queste attività si possono temporalmente posticipare, trovando spazio all’interno della chat.
Un esempio può essere quello di YouTube: la piattaforma offre a chi gestisce il canale aziendale due alternative: trasmettere in diretta streaming, oppure realizzare delle ‘’Premiere’’.
Quest’ultime consentono la condivisione di contenuti e di interventi registrati in precedenza, come fossero degli eventi live. Resta disponibile l’opzione di interagire con l’utente, anche senza dover allestire la diretta streaming.
Cancellazione della fiera: che fare? il ruolo dei video tutorial
La spesa impiegata per l’evento deve essere ripensata. Per alcuni espositori, come ad esempio quelli in fiere rivolte ad attività produttive, è consigliata l’adozione di video aziendali, da condividere tramite mailing, webinar e ripensando i video tutorial destinati ai possibili clienti.
Così facendo si recupera quella fetta di visitatori che dopo essere stati ricevuti presso lo stand si sarebbero interessati ad approfondire gli aspetti più tecnici. La visita dello stand con i relativi approfondimenti, si può sostituire così con la realizzazione di video aziendali e la distribuzione di video tutorial e video istruzioni.
L’attività di mailing va assolutamente sfruttata, e non limitata all’invito a un evento
L’azienda diventa l’organizzatrice dell’evento digitale
Gli eventi digitali, non si direbbe, ma sono un settore ancora relativamente poco esplorato. Ad oggi non vi sono importanti esperienze di aggregazioni virtuali che diano gli stessi risultati di eventi reali. Marketplace e i mondi immateriali, ricordano più Second Life che fiere reali.
Va precisato che attorno all’evento reale gravitano gli interessi di tutti gli organizzatori e dell’indotto nel suo insieme. E’ sufficiente pensare alle spese che le aziende devono sostenere per garantirsi uno stand a margine dei congressi.
L’evento digitale rappresenta una grande occasione per l’azienda, dato che a gestirlo è spesso da sola e può rivolgersi a uno specifico target di utenti, che possono beneficiare di contenuti virtuali realizzati su misura per loro e per quello specifico evento.
In questo modo l’azienda non è più costretta a comunicare nello stesso contenitore in comune con altre aziende competitor (l’organizzatore dei congressi fa leva proprio su questo aspetto per guadagnare più partecipazioni), ma bensì può destinare una parte del budget a contenuti innovativi da mostrare a un pubblico più ristretto ma sicuramente maggiormente interessato.
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