Cosa significa dematgerializzare e quali sono i vantaggi della dematerializzazione documentale
Il processo di digitalizzazione delle aziende comporta una trasformazione in tutti gli ambiti d’impresa, in termini di strumenti, metodi e cultura, la digital transformation è una sfida che coinvolge tutta l’azienda e richiede una pianificazione strategica.
La scelta della tecnologia non deve essere mai fine a se stessa, la soluzione da adottare dovrebbe sempre essere orientata all’incremento della produttività delle risorse umane e sviluppare nel miglio modo possibile il business dell’azienda.
Alla base della digitalizzazione vi è un approccio olistico all’organizzazione aziendale, perché l’innovazione attraverso il digitale può cambiare la vita lavorativa di ognuno di noi.
La dematerializzazione dei documenti è il processo di conversione di documenti cartacei in digitali, per renderli disponibili all’interno delle organizzazioni e facilmente gestibili.
La digitalizzazione dei documenti è il primo passo verso la dematerializzazione, ma da sola non basta, infatti, i documenti devono essere catalogati e resi accessibili dalle persone che ne hanno bisogno per essere considerati dematerializzati.
Cosa significa documento dematerializzato?
Il termine documento dematerializzato si riferisce a un insieme di contenuti come file multimediali, testo o altri dati che sono stati convertiti in digitale e non sono più fisicamente memorizzati sulla carta.
Quindi, la dematerializzazione documentale è quella procedura che consente di trasformare i documenti cartacei in supporto digitale.
Il primo passo per la dematerializzazione dei documenti è la digitalizzazione: si tratta del processo grazie al quale i documenti vengono acquisiti e convertiti in file elettronici come PDF, JPG o TIFF.
Per eseguire questa operazione è necessario avere un software di acquisizione documentale o meglio ancora una piattaforma completa per la gestione documentale, in modo da passare dall’acquisizione alla conservazione a norma in maniera semplice e lineare.
Il processo di dematerializzazione documentale restituisce come risultato un file elettronico che si può gestire, conservare a norma e condividere con facilità, e la digitalizzazione documentale può essere effettuata su un singolo file o su un intero archivio di documenti.
L’obiettivo della dematerializzazione è quello di migliorare l’organizzazione e la gestione dei flussi informativi all’interno delle aziende.
La dematerializzazione ha come grande vantaggio che consente di velocizzare la gestione dei documenti, sia nella loro produzione, sia nella loro distribuzione e consultazione, ne consegue che i costi legati alla gestione della carta vengono azzerati.
Inoltre, questa procedura permette di trattare i dati in maniera semplice e veloce, allontanandosi definitivamente dai processi manuali che richiedono molto tempo e possibili errori umani.
In sintesi, il processo di dematerializzazione prevede tre fasi fondamentali:
- Scannerizzare tutti i documenti cartacei presenti in azienda;
- Inserire tutti questi documenti in un software di gestione;
- Consultare i documenti digitalizzati tramite la stessa piattaforma o attraverso
Quali sono i vantaggi della dematerializzazione?
Possiamo dividere i vantaggi della dematerializzazione in due categorie: vantaggi diretti e vantaggi indiretti.
- I vantaggi diretti sono quelli che si ottengono attraverso l’eliminazione del documento cartaceo (esempio la riduzione di spesa per le stampanti, la carta, gli scanner).
- I vantaggi indiretti sono tutti quelli che derivano dalla semplificazione del processo documentale (esempio il risparmio di tempo nella gestione dei flussi informativi).
Una analisi dettagliata dello stato attuale degli archivi aziendali permette di calcolare i costi che si possono risparmiare e soprattutto l’impatto positivo sul business.
La dematerializzazione dei documenti permette di ridurre drasticamente la quantità di carta utilizzata da qualsiasi azienda, con vantaggi tangibili in termini di risparmio di tempo e di denaro.
I benefici sono sia ambientali che economici, l’eliminazione delle pratiche cartacee infatti favorisce il risparmio sulla stampa ma anche sull’archiviazione, sugli spazi necessari alla conservazione e sugli investimenti in hardware quali fotocopiatrici e scanner.
I sistemi informatici per la gestione documentale, infatti, permettono di integrare le pratiche cartacee con quelle elettroniche, salvaguardando tutti i dati ed eliminando l’onere della conservazione e dell’archiviazione della documentazione cartacea.
Pensiamo ad esempio alla rivoluzione informatica avvenuta nell’ultimo decennio nel settore della sanità pubblica.
La dematerializzazione dei documenti nella sanità, ed oggi la completa gestione digitale, permette una serie di servizi innovativi come la prenotazione di prestazioni mediche o la consultazione online dei referti, per non parlare del Fascicolo Sanitario Elettronico c he ci permette di tenere sotto controllo con un clic la nostra storia sanitaria e quella dei nostri figli.
Vediamo sintenticamente i vantaggi che porta la dematerializzazione dei documenti:
- Riduzione dei costi di gestione
- Maggior controllo e sicurezza
- Rapidità di ricerca delle informazioni
- Eliminazione degli spazi occupati dagli archivi cartacei
- Risparmio energetico (grazie all’eliminazione degli spazi occupati dagli archivi cartacei si riducono i consumi energetici e l’impatto ambientale)
- Maggior velocità nel reperimento delle informazioni
- Ottimizzazione delle risorse umane
- Tracciabilità e condivisione in tempo reale
- Risparmio economico e tempo
Efficienza del workflow documentale
Il workflow documentale (cioè le procedure standard, sempre più automatizzate e digitali, che fanno parte dell’intero ciclo di vita dei documenti aziendali) viene reso molto più semplice ma soprattutto efficiente qualora venga adottata la soluzione di dematerializzare i documenti cartacei.
Con la dematerializzazione infatti i flussi documentali sono gestibili interamente “in rete”, il che li rende più facilmente condivisibili, di facile consultazione, ma anche di essere catalogati con maggior efficienza.
Una soluzione documentale ben studiata che si avvali anche della dematerializzazione permette che tutti i documenti vengano gestiti attraverso un database integrato, permettendo così di migliorare i processi produttivi.