Dal 1 Gennaio 2019 la fattura elettronica ha sostituito quella cartacea. Ecco i migliori software di fatturazione, oltre a quello di Agenzia delle Entrate.
In un contesto in cui i procedimenti burocratici sono ritenuti noiosi, si cerca di migliorare la situazione e di accelerare le pratiche affidandosi alla tecnologia.
Per questo motivo dall’1 Gennaio 2019 una normativa del Parlamento italiano ha introdotto l’obbligo di fattura elettronica.
In un clima di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione in tutta Europa, da qualche mese, quindi, non è più concesso emettere fatture cartacee.
Tale decisione è stata presa nel contesto della Legge di Bilancio 2018 e comprende, citando l’Agenzia delle Entrate, “tutte le fatture emesse a seguito di cessioni di beni o prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia”.
Tale obbligo vale sia per operazioni B2B, tra aziende stesse, che tra B2C, tra aziende e consumatori finali.
Per andare incontro a tutti i soggetti a cui si rivolge la Legge, sono stati prodotti dei software per semplificare le operazioni, a partire già da quelli dell’Agenzia delle Entrate.
Vediamo insieme come funziona la fattura elettronica e quali sono i principali software di fatturazione.
Come funziona la fattura elettronica
Tendenzialmente, la fattura elettronica rimane simile alla fattura cartacea, se non nel tipo di supporto utilizzato per emetterla e trasmetterla.
È importante sottolineare, comunque, che deve essere trasmessa elettronicamente al cliente.
Per fare ciò si utilizza il Sistema di Interscambio (SdI), ovvero un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che è in grado di ricevere fatture, controllare i file e inoltrare le fatture ai destinatari.
Non è un software utilizzabile per redigere e conservare fatture, ma solo il sistema che permette la loro circolazione. In particolare, viene utilizzato per effettuare dei controlli preliminari sul corretto inserimento dei dati e sulla reale esistenza delle partite IVA inserite.
Il SdI è utile anche agli utenti, che possono in questo modo conservare tali documenti per eventuali necessità, come l’inserimento delle fatture nella dichiarazione dei redditi.
Rimangono invariati gli obblighi e gli esoneri già esistenti: i contribuenti forfettari o in regime di vantaggio, così come i piccoli produttori agricoli, anche se esonerati dall’emissione, possono comunque farlo, sempre elettronicamente.
Inoltre, rimane la regola per cui è possibile predisporre la fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo, rilasciando sul momento un documento che la sostituisca.
Per quel che riguarda i processi di compilazione e salvataggio della fattura, è necessario utilizzare un software apposito.
Software di fatturazione elettronica
Per emettere le fatture elettroniche, è necessario installare sul proprio dispositivo un programma apposito.
Che sia uno tra gli strumenti diffusi dall’Agenzia delle Entrate o un gestionale di terzi, l’importante è che vengano seguite le direttive del Provvedimento del 30 Aprile 2018 pubblicato sul sito dell’Agenzia.
In tale provvedimento vengono descritti gli obblighi riguardanti redazione, trasmissione e conservazione della fattura.
Ecco quali sono i punti fondamentali che vengono specificati e quindi da considerare nella scelta di un software di fatturazione elettronica:
- deve essere basato sul Sistema di Interscambio;
- la fattura elettronica deve contenere gli elementi tipici della fattura (dati personali, recapito, importo dell’IVA, la somma totale, eventuali modalità e termine di pagamento, ecc);
- deve essere specificato il recapito telematico;
- la fattura deve essere conservata obbligatoriamente per 10 anni;
- il documento deve essere contenuto in un file XML (eXtensible Markup Language), non contenente codici che diano la possibilità di modificarne i dati.
Quale software scegliere
Con l’annuncio della promulgazione della normativa, molti programmatori si sono mossi per offrire o vendere dei programmi appositi.
Sul web è possibile rintracciare software per tutte le necessità: da quelli generici indicati per tutti a quelli per settori specifici, da quelli ad accesso gratuito, a quelli che costano pochi euro al mese fino a quelli che costano di più (e offrono di più).
La stessa Agenzia delle Entrate ha messo in campo un proprio gestionale, che si compone di tre programmi.
Ecco alcuni esempi di software di fatturazione.
Il software di Agenzia delle Entrate
Il programma diffuso da Agenzia delle Entrate è gratuito e si compone di tre strumenti:
- Fatture e Corrispettivi, una pagina web che consente di redigere, trasmettere e consultare fatture;
- Compilazione Fattura Elettronica, un software per pc che consente di predisporre e salvare i file;
- Fatturae, un’app per smartphone e tablet che consente anche la trasmissione.
Questa procedura, però, non è la più ideale: è indicata soprattutto per chi fa poche fatture, quindi il servizio è limitato.
Inoltre, il fatto che ci siano tre servizi dal funzionamento diverso può risultare un po’ dispersivo.
Infine, sul sito stesso viene segnalata la possibilità di riscontrare problemi tecnici del software nel caso dell’uso prolungato in modalità offline.
Software generici: PROFIS e ARUBA
Il software PROFIS è distribuito da Sistemi, che si occupa di software per amministrazione, gestione dei servizi contabili, bilanci, e altri servizi che possano essere utili a imprese di tutte le grandezze e di vari settori.
PROFIS è un gestionale utile ai servizi contabili, fiscali e digitali, tra cui la fatturazione elettronica.
Si rivolge soprattutto agli studi di commercialisti che vogliono offrire alle aziende un modo per gestire le fatture elettroniche.
Si compone sia di un software che del gestionale on line e di una sezione che collega l’azienda al commercialista, in modo da poter individuare soluzioni e tenere il conto delle fatture emesse e altri dati utili per la contabilità.
È una soluzione un po’ più complessa, ma utile per avere l’aiuto diretto del commercialista.
ARUBA, invece, che molti conosceranno per servizi web come l’acquisto di domini personalizzati, offre anche la possibilità di acquistare un gestionale per la fatturazione elettronica, sia a privati che alle Amministrazioni Pubbliche.
Il software per la fatturazione elettronica di ARUBA permette di creare e trasmettere fatture elettroniche, oltre che conservare quelle già effettuate.
Software per l’ambito sanitario: GIPO
GIPO è un’azienda che si occupa di software gestionali nell’ambito sanitario, con una gamma di servizi utilizzabili in ogni contesto del settore medico: poliambulatori, studi medici, fisioterapisti, laboratori di analisi.
Tra i suoi software c’è GIPO FAT-E, nato per aiutare i medici e i professionisti della salute proprio nella fatturazione elettronica.
È utilizzabile sia da chi usa già i gestionali GIPO, sia da chi vuole fornire un gestionale ma non possiede gli altri della famiglia.
Il programma è completo: permette di creare il file XML, lo controlla, gestisce l’invio al SdI e conserva la fattura per 10 anni.
Software poco complessi: Legalinvoice
Per chi cerca un software poco complesso, ad esempio nel caso artigiani, commercianti e partite IVA, c’è Legalinvoice.
È distribuito da Infocert e si occupa sia di fatture tra commercianti, che di fatture alla pubblica amministrazione.
Nella versione base si può accedere anche da web, ma comprende anche una versione PRO che permette di essere condiviso con i commercialisti o consulenti per poter gestire al meglio la contabilità.
Tra i suoi servizi aggiuntivi, c’è anche la possibilità di convertire automaticamente le fatture in PDF.
Software per privati: FATTURE IN CLOUD
Il software Fatture in Cloud si rivolge soprattutto a piccole imprese e professionisti con partita IVA.
È disponibile non solo su computer, ma anche su smartphone e tablet.
Il gestionale permette di effettuare la fatturazione elettronica e di occuparsi della propria attività a 360 gradi: gestione del magazzino, scadenzario, analisi dei dati, contabilità ecc.
Presenta vari piani con differenti prezzi, in base all’uso che se ne deve fare.
Questi sono solo alcuni dei software per la fatturazione esistenti. Come abbiamo visto ce ne sono di generici e di specifici, ma più o meno tutti assolvono alle funzioni obbligatorie: creazione, trasmissione e salvataggio delle fatture.
La scelta sta solo all’azienda che deve utilizzarli.