Nel momento in cui l’azienda decide di sostituire o integrare il sistema informativo, ha bisogno di supporto qualificato per ottenere il successo sperato. In questa delicata fase il consulente metterà a disposizione dell’azienda un professionista esperto di organizzazione, project management e Information Technology. Il metodo prevede l’inserimento di un proprio addetto nel ruolo di project manager. In alternativa il consulente può essere affiancato al responsabile aziendale, in qualità di assistente contrario al project leader della software house che implementa il sistema. L’obiettivo in questa fase è di mediare la tecnologia introdotta dallo strumento ERP (Enterprise Resource Planning, cioè la pianificazione delle risorse d’impresa), utilizzando la formazione degli operatori, la realtà organizzativa dell’azienda e la disponibilità dei dati che servono per il buon funzionamento delle procedure informatiche.
Gli strumenti di supporto, che possono essere anche programmi di office automation e di analisi e navigazione dati, si basano sull’interazione tra l’ERP prescelto e l’organizzazione aziendale. Il traguardo ultimo che ci si deve porre è quello di ottenere un’implementazione di successo di un sistema informativo entro determinati tempi e costi certi. Dopo aver definito il project management, si delineano in anticipo gli obiettivi, pianificando le procedure successive e monitorando i risultati previsti rispetto alle attese.
Il consulente supporta efficacemente le aziende per gestire le risorse a propria disposizione con il fine di implementare i processi, la struttura ed i ruoli utili per raggiungere la soluzione immaginata e generare in questo modo i risultati desiderati. Per aumentare l’efficienza e la redditività della propria azienda non è sufficiente acquistare al minor prezzo, ma bisogna soprattutto ottimizzare tutti i processi organizzativi aziendali. Per ottenere questo obiettivo è necessario creare una sorta di “scheletro informatico”, che elimini tutti gli sprechi e gli errori commessi durante la fase di produzione e di distribuzione. Sigecon azienda di consulenza direzionale a Brescia è una garanzia, in quanto può contare su professionisti affidabili che hanno maturato una lunga esperienza nel settore.
Perché adottare un sistema ERP?
Il sistema ERP è in grado di gestire un bagaglio di informazioni, come acquisti, vendite, risorse umane, amministrazione, ecc. in maniera strutturata, integrata e condivisa, riducendo perdite di tempo, eliminando la ripetizione di lavoro e facilitando a focalizzarsi su determinate aree. Anche utilizzando funzioni diverse in base all’area di appartenenza, gli ERP usano per lunghi tratti la medesima interfaccia. In questo modo tutte le aree aziendali accedono allo stesso software utilizzando un linguaggio simile. Il sistema ERP dà una panoramica globale e generale di tutti i dati e le informazioni, reperibili e consultabili in qualsiasi momento, garantendo così un’informazione certa, affidabile e costantemente aggiornata. Le aziende, in base alle proprie necessità ed esigenze, hanno la possibilità acquistare i sistemi ERP contenuti e confezionati in pacchetti modulari, che possono essere anche estesi in un secondo momento con l’aggiunta di nuovi corredi. I sistemi ERP si sviluppano quindi di pari passo con le aziende, che possono personalizzare la loro operatività in base alle future evoluzioni. I sistemi ERP sono dotati di numerose funzionalità, grazie alle quali è possibile cucire il prodotto direttamente sull’azienda. Le aziende quindi possono inserire gli aggiornamenti con grande tempestività, senza nessun costo di manutenzione aggiuntivo e nessuna dipendenza da altri fornitori.
Potenzialità e limiti di un sistema ERP
L’ERP identifica i sistemi integrati di gestione che monitorano e gestiscono tutte le informazioni relative ad un’azienda in una sorta di banca dati centralizzata, da cui controllare tutte le attività aziendali. Il sistema ERP si modella e si adatta in base alle variazioni organizzative aziendali, sfruttando un modello client-server. Questa particolare struttura è in grado di collegare in rete diversi client ad un solo server, mantenendo la memoria necessaria per l’archiviazione dei dati utilizzando database collegati in parallelo. Il software deve quindi essere indipendente dall’hardware, cioè deve essere in grado di poter interagire anche con altri hardware in modo da distribuire il carico di lavoro. Il sistema ERP facilita e riassume il lavoro dell’azienda rispondendo a quattro domande precise: “Cosa bisogna produrre”, “Di cosa abbiamo bisogno”, “Cosa abbiamo in casa”, “Cosa ci serve”. Il fulcro del sistema ERP non è la contabilità, che potrebbe essere un modulo a parte, ma l’algoritmo MRP (Material Requirements Planning) e le sue sezioni RCCP (Rough Cut Capacity Planning) e CRP (Capacity Requirement Planning). I moduli CRM, la gestione Sistema Qualità, la gestione HR, il datawarehouse, ecc. non sono parti integranti di un sistema ERP, anche se vengono forniti da diverse software house. Un sistema produttivo è condizionato da tre variabili: l’interazione con i fornitori, l’interazione con i clienti e le caratteristiche del prodotto.
Come implementare ed ottimizzare un sistema ERP
Nel momento in cui un’azienda decide di introdurre un sistema ERP, deve valutare molti aspetti poiché è un’operazione che impone una trasformazione tecnologica ed organizzativa particolarmente “invasiva” e radicale. L’integrazione informativa in sostanza, oltre a rivoluzionare l’organizzazione aziendale, va a riformulare e riprogettare completamente quei procedimenti operativi che non sono più adatti alle esigenze aziendali. Tutto ciò può comportare uno stravolgimento all’interno dell’azienda, come licenziamenti e nuove assunzioni, rimpasti di potere al vertice, revisione di ruoli aziendali, variazione dei compiti di alcune funzioni aziendali, riprogettazione del layout aziendale, ridefinizione dei confini di determinate aree organizzative, ecc. Ogni individuo per natura è restìo ai cambiamenti, poiché abbandonare una situazione comoda e conosciuta fa sempre paura. L’azienda quindi non dovrebbe imporre il cambiamento ai propri dipendenti, ma piuttosto sottolineare i vantaggi che potrebbero derivare da essi dal nuovo sistema. A tal proposito è molto interessante la formula creata da Richard Beckhard e David Gleicher, secondo cui C= D x V x F > R. C, cioè il cambiamento, si verifica quando la somma di D (Dissatisfaction,cioè Insoddisfazione per lo stato attuale), V (Vision, cioè una Visione del nuovo modello organizzativo) e F (First steps, cioè i Primi passi verso la meta annunciata) è maggiore di R (Resistance, cioè Resistenza al cambiamento). Un progetto di implementazione di un sistema ERP deve quindi basarsi su un approccio strutturato, supportato da processi e tecniche di change management per aiutare le persone ad accettare meglio il cambiamento.
I benefici ed i costi di un sistema ERP
Non è facile dare una valutazione precisa da un punto di vista economico dei costi e dei benefici dell’implementazione di un sistema ERP, poiché i dati non sono immediati né sempre ben individuabili. Tuttavia si può dire che i benefici si concentrano sul miglioramento qualitativo dell’organizzazione del lavoro, e sulla valutazione di elementi derivanti da stime e benchmarking di settore, che non sempre sono affidabili. Di difficile individuazione anche i costi, poiché non bisogna considerare solo quelli relativi all’acquisto ed al mantenimento delle licenze o alla consulenza ed assistenza del fornitore del sistema, ma anche i costi indiretti che non sono rilevabili immediatamente. Tra questi si possono menzionare la nuova infrastruttura tecnologica, la formazione ed il training del personale, la gestione dei progetti, le riunioni, ecc. L’obiettivo è quello di definire, anche se in maniera approssimativa, il valore di un investimento per stabilire per grandi linee il ritorno economico. La valutazione economica di un progetto ERP può seguire tre strade: ROI (Return On Investment), NPV (Net Present Value) e Payback Period. Dopo aver valutato le opportunità, i rischi ed i benefici economici, è possibile decidere se avviare o meno il progetto.