Gli studi medici si trovano ogni giorno a gestire numerose incombenze burocratiche e organizzative, cercando di non compromettere in alcun modo la qualità del servizio offerto ai pazienti.
È in questo contesto che assume grande importanza la figura della segreteria virtuale, uno strumento di cui gli studi medici difficilmente possono fare a meno.
Di seguito, esploreremo i vantaggi che l’introduzione di una segretaria virtuale può apportare in uno studio medico, analizzando nel dettaglio come può alleggerire i carichi di lavoro e migliorare la soddisfazione dei pazienti.
Maggiore efficienza e produttività
Gli studi medici hanno migliori risultati in termini di efficienza e produttività, per il fatto che alcune attività ripetitive vengono delegate proprio alla segretaria virtuale.
Ma quali sono queste attività? Una segretaria virtuale, come quella che puoi richiedere su https://www.mysegretaria.com/segretaria-online-per-studi-medici, può gestire la programmazione degli appuntamenti, inviando promemoria ai pazienti e aggiornando il calendario del medico. Questo lo libera da compiti ripetitivi e gli permette di dedicare più tempo ai pazienti.
Le segreterie virtuali, inoltre, possono occuparsi di alcuni compiti amministrativi, come la gestione delle email la fatturazione, l’inserimento dei dati e la corrispondenza.
Un servizio di assistenza virtuale si dedica anche alla gestione delle comunicazioni con i pazienti, rispondendo alle loro domande, fornendo informazioni e indirizzandoli al professionista sanitario più adatto.
Grazie a questo tipo di servizio, è possibile fornire supporto anche in ogni ora della giornata e per tutti i giorni della settimana, anche quando lo studio medico è chiuso. Un aspetto senza dubbio fondamentale soprattutto per chi ha a che fare con la salute delle persone.
Riduzione dei costi e degli spazi
Due aspetti da non sottovalutare e che possono far pensare alla segreteria virtuale come una soluzione perfetta, è la riduzione dei costi di gestione dello studio medico.
Soprattutto nel caso di uno studio medico di piccole dimensioni, o appena avviato, che ha appena sostenuto tutte le spese per l’apertura, può infatti rivelarsi assai dispendioso assumere direttamente una segretaria full-time.
Oltre all’esborso economico, si deve anche considerare il fatto che in questo modo ci saranno ovviamente degli orari in cui nessuno risponderà alle chiamate dei pazienti, correndo quindi il concreto rischio di fornire un disservizio.
Va considerato, inoltre, che le segretarie “reali” necessitano ovviamente di uno spazio fisico e di strumentazioni specifiche per svolgere le proprie mansioni. Al contrario, per quanto riguarda le segretarie virtuali, è sufficiente pagare un abbonamento rapportato alle proprie esigenze.
Miglioramento dell’immagine
Anche gli studi medici si devono confrontare quotidianamente con la concorrenza ed è per questo che sono sempre alla ricerca di soluzioni affidabili per alzare l’asticella delle proprie prestazioni.
Un servizio di segreteria virtuale garantisce ai pazienti di ricevere sempre risposte e informazioni ogni volta che ne hanno bisogno, di poter fissare e spostare gli appuntamenti in modo rapido ed efficace, oltre che ricevere rassicurazioni anche negli orari di chiusura dello studio medico.
Tutto ciò è fondamentale per migliorare, oltre che il rapporto con i pazienti, l’immagine che trasmette di sé lo studio medico. Un aspetto di primaria importanza sia per i centri già avviati che vogliono rafforzare la propria immagine, magari pubblicizzando il servizio in una campagna di comunicazione aziendale, sia per quelli appena avviati che desiderano farsi conoscere e imporsi sulla concorrenza.