La rilevazione della presenza del personale fa parte di un settore normativo recentemente rivisto dal Jobs Act e molto delicato. Le norme sul controllo dei lavoratori, sia che essi operino in sede o fuori sede, devono sempre contemperare l’interesse del datore di lavoro all’efficienza aziendale con quelle della dignità e della privacy del lavoratore.
Oggi, però, la normativa – dal 2015, dopo il Jobs Act – rende molto più semplice per i datori di lavoro installare dei sistemi di rilevazione delle presenze e controllo dei dipendenti ed usarle anche nei procedimenti disciplinari.
La vecchia normativa dello Statuto dei Lavoratori richiedeva che fosse chiesta l’autorizzazione amministrativa o sindacale per gestire le presenze rilevate per mezzo di appositi badge per timbrare. Il Jobs Act invece ha eliminato questa disposizione: oggi il datore di lavoro che voglia sostituire mezzi di controllo obsoleti lo può fare senza dover chiedere alcun tipo di autorizzazione né amministrativa né sindacale. C’è quindi maggiore libertà di dotarsi di strumenti che consentono di controllare la presenza dei lavoratori e di gestire i dati sui turni e gli orari fatti, per ogni tipo di collaborazione lavorativa.
Comunque è necessario che sia effettuata una valida informazione nei confronti del lavoratore e che i suoi dati personali siano trattati secondo il Codice della Privacy. Vediamo più nel dettaglio che cosa prevede il Jobs Act sui controlli per la rilevazione del personale, come essi si contemperano con l’interesse del lavoratore e in che modo è necessario per il datore di lavoro informare il dipendente sui sistemi di controllo che ha scelto di implementare in azienda.
La rilevazione presenze nel Jobs Act
Il Jobs Act ha modificato lo Statuto dei Lavoratori. Oggi il datore di lavoro ha una maggiore libertà di ottenere i dati sulla presenza dei lavoratori anche per mezzo di sistemi informatici/telematici, oppure usando dei sistemi di registrazione delle presenze moderni.
Oggi la moderna tecnologia consente al datore di lavoro di controllare con maggiore efficienza e minore margine di errore la presenza del dipendente ed anche i suoi spostamenti, anche utilizzando dei dispositivi personali (come lo smartphone) per permettere di ridurre la registrazione cartacea.
In questo modo il datore di lavoro ha la possibilità di migliorare la raccolta dei dati e anche di usarli nel caso di infrazioni, ad esempio per comminare sanzioni. Il controllo del lavoratore può essere effettuato anche per mezzo del controllo a distanza con tecnologica GPS, nel caso in cui il dipendente lavori all’esterno della sede.
L’informazione del lavoratore
Un punto assolutamente centrale nella nuova disciplina delle registrazioni delle presenze è quello che riguarda l’informazione del lavoratore. L’uso dei dati personali registrati per poter comminare sanzioni, ed anche il licenziamento, è possibile solamente se il lavoratore è stato adeguatamente informato sul modo di raccolta dei dati, se essi vengono raccolti seguendo le disposizioni sulla privacy e se ha avuto ogni informazione utile circa la raccolta delle informazioni che lo riguardano e circa le norme aziendali per l’uso dei badge e le sanzioni.
Il datore di lavoro quindi secondo il Jobs Act ha una serie di obblighi ai quali ottemperare, che sono i seguenti:
- obbligo di comunicare al lavoratore, prima di comminare ogni sanzione (e idealmente all’inizio del datore di lavoro) che tipo di sistema per la raccolta dei dati ha implementato.
- Obbligo di assicurare che i dati vengono trattati secondo le disposizioni del Codice della Privacy.
- Obbligo di far conoscere al lavoratore la policy aziendale e le regole per quanto concerne i sistemi di rilevazione delle presenze e di fargli conoscere anche le sanzioni che sono previste in caso di loro violazione.