Quello della fatturazione elettronica è diventato un obbligo normativo che, ormai, interessa e coinvolge la maggior parte degli operatori economici. Come è noto, la Legge di Bilancio 2018 ha esteso, a partire dal 1° gennaio 2019, l’obbligo della fatturazione elettronica a tutte le transazioni in ambito B2B e B2C, ampliando il precedente obbligo che interessava solo i fornitori delle pubbliche amministrazioni. Sono rimasti esenti dall’obbligo (per il momento), i professionisti che operano a regime forfettario o a regime di vantaggio e i piccoli produttori agricoli.
Produrre e gestire le fatture elettroniche richiede, da un lato il rispetto di una serie di obblighi normativi; dall’altro, impone di dotarsi di un adeguato software per la fatturazione elettronica, che ci permetta di ottemperare a questi obblighi normativi e di poter contare, al tempo stesso, su una gestione delle fatture elettroniche funzionale alle nostre esigenze.
In questo articolo cercheremo di vedere insieme quali sono i principali aspetti da considerare nella scelta del giusto software per la fatturazione elettronica, che sia in grado di coniugare compliance normativa e funzionalità.
Caratteristiche generali della fattura elettronica
La fattura elettronica consiste in un file strutturato in formato .xml, contenente tutti i dati tipici della fattura, necessari per ottemperare correttamente agli obblighi previsti dalla normativa in materia fiscale. È cura dell’Agenzia delle Entrate definire e rendere disponibili sul proprio sito il tracciato a cui conformarsi obbligatoriamente per la formazione della fattura elettronica, oltre a tutti gli aggiornamenti, le modifiche e i chiarimenti che si rendano necessari. Le fatture elettroniche, una volta generate, devono essere trasmesse elettronicamente allo SdI (Sistema di Interscambio), che ha il compito di validarle o rifiutarle, se non conformi o se recanti informazioni sbagliate. Se la verifica ha esito positivo, lo SdI provvederà a recapitare la fattura al destinatario designato. Ricordiamo anche che, qualora la fattura sia destinata ad una Pubblica Amministrazione, è obbligatorio apporvi una firma digitale valida, altrimenti anche in questo caso lo SdI scarterà la fattura.
Ma la fattura elettronica non è solo un documento fiscale: proprio per la caratteristica della sua forma elettronica, essa è, innanzitutto, un documento informatico e come tale è assoggettata anche alle vigenti norme in materia di formazione, gestione e conservazione del documento informatico emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Pertanto, è bene tenere presente che la fattura elettronica è una tipologia documentaria che fa riferimento ad un contesto normativo complesso e articolato e, soprattutto, soggetto a frequenti aggiornamenti e modifiche. Recepire prontamente gli aggiornamenti normativi e tecnici è di centrale importanza per non rischiare di incorrere in sanzioni.
I requisiti minimi di un software per la fatturazione elettronica
Veniamo, a questo punto, allo scopo principale di questo contributo: come scegliere il software per la fattura elettronica più adatto alle nostre esigenze?
Innanzitutto, ogni software per la fatturazione elettronica deve essere in grado di produrre un file .xml strutturato secondo le specifiche tecniche predisposte dall’Agenzia delle Entrate e in grado, quindi, di superare i controlli di validazione dello SdI. Il rischio, altrimenti, è che la nostra fattura venga scartata e rispedita al mittente, costringendoci a correggerla e ad allungare i tempi di lavoro, generando ritardi. Perciò, è molto importante che il software sia in grado di effettuare dei controlli preventivi sulla correttezza formale del file .xml, così da diminuire il rischio che la fattura venga scartata dallo SdI.
Inoltre, solitamente tutti i software per la fatturazione elettronica consentono di generare una copia di cortesia da inviare ai nostri clienti e mettono a disposizione, a pagamento, uno spazio di archiviazione per lo storage delle fatture. Ci preme sottolineare che quando parliamo di storage non facciamo riferimento ad un processo di conservazione digitale a norma, ma semplicemente alla possibilità che offrono alcuni software di memorizzare le fatture in un apposito spazio di archiviazione. Riassumendo, le funzionalità di base di un software di questo tipo includono la generazione, l’invio, la ricezione e generalmente lo storage delle fatture elettroniche.
I dettagli che fanno la differenza
A ben vedere, le cose che un software per la fatturazione elettronica deve saper fare, non sembrano poi molte. Ma allora, un software vale l’altro? Naturalmente no, perché, come sempre, il valore aggiunto di un servizio risiede nei dettagli. Di fronte a tante soluzioni che possono sembrare tutte uguali, cerchiamo di capire quali elementi diventano dei fattori discriminanti da tenere presenti.
Pensare a lungo termine
Come abbiamo accennato, la fattura elettronica è un documento informatico e come tale deve essere gestito e conservato. In particolare, sappiamo bene che la fattura elettronica deve essere conservata per almeno dieci anni in modo da garantirne l’integrità, l’immodificabilità e l’autenticità nel tempo. Un processo di conservazione che non garantisca questi requisiti, non si può definire tale e ci mette a rischio di sanzioni che possono diventare anche ingenti. Pertanto, nel momento in cui ci approcciamo all’acquisto di un nuovo software per la fatturazione elettronica, è bene tenere in considerazione innanzitutto quei provider che sono in grado di offrirci una soluzione integrata che comprenda un servizio di conservazione digitale a norma.
Un altro aspetto che può essere interessante valutare è quello relativo all’apposizione della firma qualificata sulle fatture elettroniche. Benché, come si diceva, si tratti di un requisito obbligatorio solo nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, potrebbe essere opportuno valutare di firmare digitalmente tutte le fatture elettroniche, come strumento di maggiore tutela a garanzia dell’integrità e dell’autenticità della fattura stessa. Firmare digitalmente tutte le fatture, tuttavia, può diventare un’attività onerosa. Alcuni provider mettono a disposizione una soluzione di firma automatica e dispositivi di firma HSM (Hardware Security Module), per gestire questo passaggio in modo più efficiente.
Le insidie normative
Un ultimo aspetto da non sottovalutare è l’esigenza, che abbiamo già ricordato, di rimanere sempre al passo con le normative, che sono in costante evoluzione. Come si accennava, la fattura elettronica è assoggettata ad un complesso sistema normativo e a requisiti tecnici ben specifici, che non possono essere ignorati. Il rischio, altrimenti, è di incorrere in contenziosi e in sanzioni, che possono diventare anche onerose. Gli aggiornamenti sono frequenti e rimanere al passo non è sempre semplice, né scontato. Nella scelta del nostro nuovo provider di software per la fatturazione elettronica, allora, è consigliabile rivolgersi a quelle realtà che sono in grado di mettere a disposizione servizi di consulenza esperti e opportunamente formati, in grado di fornire assistenza e, se necessario, anche strumenti di aggiornamento e formazione.
Tirando le somme…
Sul mercato è possibile trovare diversi software per la fatturazione elettronica e orientarsi per trovare la soluzione adatta alla propria realtà aziendale non è sempre facile. Il nostro consiglio è di non prendere alla leggera questa scelta, che comporta comunque un investimento, e di prendersi il tempo di valutare adeguatamente le proposte disponibili. In generale, è sempre bene dirigersi verso quei provider che sono in grado di offrirci soluzioni complete, integrate e flessibili, che possano se necessario integrarsi con altri sistemi gestionali eventualmente già in uso, garantendo efficienza e alti livelli di performance.