In questo periodo storico le aziende stanno implementando sistemi in grado di incrementare la propria competitività sul mercato e la semplificazione dei processi organizzativi spesso si traduce in un concreto risparmio sui costi produttivi. Per questo motivo, il processo di Conservazione Sostitutiva, preso in carico da uno specialista, può sollevare aziende private e PA da rischi e oneri legati all’archiviazione e alla dematerializzazione dei documenti cartacei.
Cos’è la Conservazione Sostitutiva?
La Conservazione Sostitutiva, consiste nell’archiviazione digitale dei documenti cartacei, documenti fiscali o fatture, si tratta di un processo legale e informatico allo stesso tempo, che è stato regolamentato dalla legge italiana. Attraverso questo sistema è possibile creare documenti informatici con pieno valore legale e probatorio, rispettando determinate condizioni e permettendo ad aziende private e pubbliche di ridurre costi legati alla stampa, all’archiviazione, al bollo, etc.
La conservazione elettronica documentale prevede il rispetto di una serie di regole giuridiche, come l’apposizione della firma digitale o della firma grafometrica e della marca temporale, che per prime garantiscono autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, permettendo la dematerializzazione dei documenti suddetti.
Come si svolge il processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti?
Le principali fasi logiche della conservazione, che analizziamo di seguito, sono: il versamento, l’archiviazione e la distribuzione.
L’attività di versamento consiste nella consegna da parte del produttore della documentazione al responsabile della procedura, in questo frangente tutti i documenti saranno “versati” nel sistema di conservazione e saranno verificati relativamente i requisiti tecnici e normativi, da quest’azione segue la generazione del “rapporto di versamento”, che ne attesta la realizzazione.
Il secondo passo è l’archiviazione, dove avviene la trasformazione dei pacchetti di versamento, dal punto di vista delle regole tecniche del sistema di conservazione, questo passaggio viene firmato dal responsabile, che marca temporalmente l’atto.
Nell’ultima fase è prevista la distribuzione della documentazione, che viene predisposta per una precisa richiesta e anche in questo frangente è necessaria la firma del responsabile della conservazione.
Ecco come attraverso questi passaggi il sistema di conservazione può garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, grazie, anche, al supporto dell’utilizzo di metadati associati agli elementi di archiviazione, indispensabili per la ricerca.
Chi è il responsabile della Conservazione Sostitutiva
Una figura obbligatoria per legge si occupa di organizzare e controllare il sistema, solitamente si tratta di un responsabile interno all’organizzazione, che mette in atto il processo di Conservazione Sostitutiva, oppure, può delegare questa tipologia di attività a terzi, detti outsourcer.
La procedura richiede conoscenze normative e padronanza dell’informatica e conferisce ai documenti archiviati la valenza giuridica e fiscale richiesta dalla normativa, consentendo alle organizzazioni di usufruire di un unico sistema di archiviazione e conservazione, che aiuta a semplificare processi di aggiornamento e costi di gestione.
Il responsabile della Conservazione è una figura centrale, come abbiamo già visto sopra, infatti prende in carico doveri e responsabilità di ogni fase della procedura. Questi comportamenti sono stati regolamentati nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.
Qual è l’utilità della Conservazione Sostitutiva?
Finalmente le fatture, i libri contabili, le cartelle cliniche, e sono solo alcuni dei documenti aziendali, possono essere sottoposti a tale dematerializzazione, con conseguente rismparmio di costi di gestione, stampa, archiviazione e gli accumuli di carta non saranno più un problema data la riduzione del suo uso.
La gestione documentale informatica permette di trattare tutte le informazioni con procedure e protocolli che utilizzano specifici gestionali e CMS (Content Management System), attraverso i quali vengono semplificate le attività di recupero, gestione, condivisione e ricerca di dati e informazioni appositamente strutturate.
Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica non faranno più soffrire il portafoglio e il pianeta, quindi è fondamentale e morale munirsi di un fornitore di un valido sistema di conservazione digitale e che ne segua gli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa di settore italiana ed europea, attraverso l’adozione dei requisiti di qualità e di elevati parametri di sicurezza in materia di conservazione dei documenti informatici.